财务小知识-会议费报销的要领

会议费报销涉及两方面的风险。第一，涉及税务层面的风险。企业认可的会议费，税务不一定认可，对这样的“会议费”需要做纳税调整。第二，涉及腐败方面的风险。会议费很容易和旅游费、招待费混到一起，甚至某些人会打着出国参会的名义搞跨国游，这样的“会议费”就属于个人享受性质的费用。从实际情况看，会议费报销极易成为私费公报的重灾区。

即便是真开会了，会议费就没有猫腻吗？未必。聊举几例

例一

有的公司会议不安排在自己的办公室召开，却要安排在度假山庄召开；不安排在公司所在地召开，却要安排在风景名胜地召开。这样的会议亦真亦假，发生的会议费也亦真亦假。更有甚者，明明只开一天的会，会议日程却安排三天，后两天都是旅游。严格来讲，后两天发生的旅游费不能以会议费名义报销。

例二

有的公司会以召开会议的名义招待各种关系人。为什么这么做呢？招待费不能全额在企业所得税税前扣除，改换“会议费”名目后就不一样了，会议费能全额在企业所得税税前扣除。

例三

有的公司把会议费搞成了员工福利费。组织员工以团建名义出去玩，如果以旅游费名义报销相关费用，涉及到扣缴个税的问题。因为旅游费属于非货币性福利。怎么办？有人想出了招，以召开会议的名义搞团建。这样一变，旅游开销就成会议费了。

以上做法都存在税务风险。一旦被税务查实，伪装的会议费需做纳税调整处理。

一般来说，我们很难取得会议费名目的发票。实际发生的会议费往往涉及一系列发票，换言之，会议费是一系列费用的集合。会议费大体包括六类费用。

第一类费用：会议场地的租金。如果会议不在公司内部召开，而是跑到酒店、宾馆租会议场地召开，就会有场地租金。

第二类费用：会议的资料费。为配合开会，一般要打印各种资料，打印这些资料是有费用的。

第三类费用：组织会议的杂费。为组织会议，相关人员要事先考察，跑上跑下，就有相应的交通费，另外还会有会议横幅制作费、茶点费、桌牌制作费等，这些都属于杂费。

第四类费用：与会人员的差旅费。外地人员参加会议，必然涉及到差旅费（包含住宿费）。

第五类费用：与会人员的住宿费。如果会议是封闭进行的，与会人员就需要住酒店，自然会发生住宿费。

第六类费用：与会人员的餐饮费。开会期间大家总得要吃饭，吃饭就会产生餐饮费。

有个细节说一下，员工到外地参会，发生的费用也可以差旅费名义报销。也就是说，会议费报销和差旅费报销是存在一定交集的。

我想特别说一下会议期间发生的餐饮费。

餐饮费一般在业务招待费中报销。如果餐饮费是因召开会议发生的，它能作为会议费的一部分报销。这样报销对公司计缴企业所得税是有利的。

会议费报销仅有一张发票是不够的，报销会议费时还需要提供更详实的证明材料。

最关键的两项证明材料分别是会议通知与会议签到表。会议通知可说明会议为什么要召开，会议签到表则可证明会议是否真实召开了。

会议通知要尽量正式一些，至少应注明以下信息：第一，会议的议题是什么；第二，会议召开的时间、地点是什么；第三，参与人包括哪些；第四，会议日程有多长；第五，加盖公章予以明确。