华为的员工报销流程，太牛了

华为财经，在业内一直作为业内楷模被其他行业学习效仿！他到底牛在哪儿？从费用报销就可以找到原因！今天财加教育就为大家详细拆析一二！

PART.01

一个简单的费用报销，看华为财经牛在哪

在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳~因为华为实现了报销IT流程化处理！

华为很早就已在互联网上开发了SSE费用报销系统，在节约了人力、物力的同时也收到了良好的管理与控制效果。能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单，填写完毕后费用系统会自动提交领导审批。

以员工报销差旅费为例：

审批环节：

上网填写费用报销单 信息经系统流转到主管处 主管需确认差旅费事项真实性及费用合理性 主管确认后再由上级权签人审批

单据流转环节：

审批过程中，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票 提交给部门秘书 再由秘书集中将部门费用报销单快递至财务共享中心

付款及账务处理环节：

财务中心签收后 出纳会集中打款 接下来就是会计做账了，整个报销流程至此结束。

这个过程中，华为财务还对几个环节进行了细节优化：

1）审批环节：由电子审批代替人工审批，绕过必须找领导面对面签字的层层审批，现在，电子流审批即可。

2）单据流转环节：实现集中快递处理，不必再由报销人员挨个拿着单据送到财务部，只需快递寄至财务共享中心。

3）付款环节：系统批量处理代替了逐笔打款；以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少出纳工作量。

4）账务处理环节：由系统自动化处理代替手工录入；以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。现在，通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。

财务人员最怕的扯皮、拖沓等，在这套体系与流程上，基本很难看到！而报销人员也能轻松快速地进行报销，公司更能健康高效运转。这就是华为的财务体系厉害之处！

PART.02

华为费用报销审批要求，有何厉害之处

此前，网上曾一度流传一份华为的出差费用管理制度：

华为对员工出差有着非常严格的规定，在审批上更是严格把关，却又充分放权！员工和主管都必须承担相应责任，避免弄虚作假。

首先是主管应承担的责任：

对部门的出差需求进行合理有效的成本控制；

员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。

对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。

对财务反馈的员工报销问题予以关注。

其次是员工应承担的责任：

出差前填写出差申请并提交直接主管批准。

对发生的差旅费用进行合理的成本控制。

对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。

任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。

出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。

保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。

对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。

而更厉害之处：

1）关于真实性及合理性的把关，华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核！

不审核的原因，一是费用真实性应由报销人员主管领导把关，因为他们才知情；二是费用审核工作量大，成本效益上不划算。

2）会计人员不做实质性审核，有人虚假报销怎么办？

除了前端主管领导的把关，华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查属于事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到严重处罚！

3）限定领导电子审批时间。

为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。

4）限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。

5）丢失发票只报销费用的50%

如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

PART.03

放权，是建立在严格的监督把关上

从上面的流程设计不难看出，华为无论对审批还是审核等方面都有相当程度上的放权，甚至允许会计人员不做实质性审批！

这样的流程设计之所以能健康安全地运行下去，更重要的是华为内审对员工费用报销的监督之上。

1、华为内审对报销人员的监督

华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值，这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

华为费用报销诚信档案-诚信分值：

员工刚入职时初始分为80分，B等；

以后每报销一笔费用，没有出现差错的话，就可以加1分，最高可累加到120分；

诚信分数为80-90分，内审的抽查比例是20%；

90分以上，抽查比例是10%；

100分以上，抽查比例是5%；

分数在80分以下，所有费用报销都需要检查；

而分数低于70分的，每笔费用报销财务都要事先审核。

并且，华为审计对这套费用报销的抽查非常较真，甚至连任正非本人都不例外~

年末，内部审计要对董事会成员进行廉洁审计，某次审计抽查发现任总有次出差报销了洗衣费，而华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费，这属于不当报销。

于是审计就将此写到了审计报告中，任总还做了自我批评，并将不当报销金额退还给了公司。

2、华为内审对领导审批的监督

前面提到，华为员工的费用报销一般情况下，会计不会进行实质性审核，主要还是由领导把关。

如果主管领导把关不严怎么办？

之前就有一个样例：华为某位领导对下属的的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，审计抽查时发现了这一情况，并做了如下处理：

1）要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

2）停止这位领导费用报销权签权力三年。

而如果领导权签权力被停止了，想要恢复该项权力，则需做两件事：自费请两名注册师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计 如无不当报销，则恢复；如审计发现还有不当报销，则仍旧像前面那样承担连带赔偿责任。

PART.04

日常工作中，我们该如何做好报销工作？

从华为这套报销费用体系及流程当中，确实能让我们学到不少！但道理归道理，每个公司实际情况不同，如果真的生搬硬套，难免会有些东施效颦~那么日常工作中，我们如何更好地做好报销工作？

下面财加教育整理了一些日常工作中的问题和要点！

01

与发票有关的陷阱

1.跨年的发票是否可以税前抵扣

国税总局2012年第15号文规定，企业取得跨年度发票，在做出专项申报及说明后，准予追补至该项目发生年度计算扣除，但追补确认期限不超过5年。

2.没有发票的费用是否可以报销

可以报销，只要是公司合理的费用，做出相应说明后可以报销，但是不可以所得税前扣除。

3.哪些发票不能报销

1）字迹不清的发票；

2）内容填写不全的单据；

3）无发票专用章的发票；

4）数量、单价不明确的；

5）金额不明确的票据；

6）有明显涂改痕迹的单据；

02

如何规避个税风险

报销费用时需避免以下字眼：

补助、补贴、津贴，

奖金、奖励、奖品，

礼品、礼金、赠品、赠送，

回扣、返点、提成。

03

填写报销单的规范

错误1：小写金额与人民币符号之间有空格

要求：小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法 100.00；错误写法： 100；

错误2：大写金额无数字部分没有用零或 补齐

要求：大写金额无数字部分用零或 补齐；

错误3：报销单上字迹有涂改和勾抹

要求：报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；

错误4：大写金额书写有误

要求：金额填写规范，无书写错误；大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

错误5：大写金额与小写金额不一致

要求：小写金额与大写金额保持一致；

错误6：项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的

要求：项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。

04

票据粘贴的规范

错误1：票据粘贴杂乱无章

要求：票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；

错误2：票据使用订书机装订、固体胶粘贴

要求：要用胶水粘贴附件；

错误3：火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看

要求：票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。

本文由财加教育整理发布，内容参考来源：央视财经、观察者网、华为官网、指尖上的会计、武汉市税务局等，侵删