高校财务信息沟通问题的优化方案分析

高校财务信息存在于资金运动中，反映了高校办学过程中的资金管理、财务收支、预算及分配等系列财务活动内容，不仅记录了过去、现在的财务状况，也为未来的发展提供了全面预测的科学数据。但一直以来，财务信息的有效利用、沟通和传递始终是管理中的薄弱环节。笔者认为，问题产生的原因可以归集为高校财务信息沟通管理的不健全， 从而导致了财务信息不对称、沟通出现障碍、外界噪音过多等问题，因此，优化高校财务信息沟通，从使用者的角度重新审视财务工作流程， 是当前高校财务工作面临的重要课题。高校是一个整体性的管理系统， 各项运作都承载了跨部门的业务流、资金流和信息流，财务管理作为渗透高校内部管理的核心要素，其活动的专业性、复杂性以及涉及范围的广泛性都意味着它远不是仅靠财务部门就能解决的，高校财务管理迫切需要来自全校各个环节的协调，使财务信息无缝的连接到各项工作中去，消除信息孤岛。

一、财务信息沟通观念的转变和组织

文化的建设

(一)管理者思维理念的转变

管理学理论中经常描述管理者用80%的时间来进行沟通，因为在一个沟通不顺畅、信息不流通的组织内，管理者必然要花费更多的时间和精力来协调和理顺错综复杂的局面。

作为高校来说，各行政、院系等权力主体的领导者应该统一思想， 摒弃本位主义和各自为政，促进跨部门的有效沟通，减少因沟通不畅导致的冲突，保持不断的相互理解、相互信任的人际关系，使部门利益与高校的整体利益相一致， 进而影响到高校各个层面并营造融洽的沟通氛围。

(二)鼓励性沟通氛围的建立

不同的组织文化形成了不同的沟通氛围，倡导建立鼓励性沟通氛围，支持组织内良性的沟通流动，消除防御性沟通及消极性沟通。

财务部门内部首先要建立起沟通文化， 财务工作的专业性使大家都忙于自己的手头工作， 少有机会从大局的角度审视整体环境对自己工作的影响，实际上，看似繁琐的工作流程经过沟通可以找到优化的途径，因为财务工作是一环扣一环，并呈流水线的运作， 如果不清楚自己的工作在流程中所处的位置，就无法掌握工作的重心，也无法调整到最优的工作程序。鼓励性沟通氛围包括自上而下、自下而上以及平行的沟通模式，尽量淡化层级制，学习换位思考，耐心倾听，消除因角色不同而产生的沟通障碍。沟通渠道方面可利用小型座谈会的形式，对工作中的问题和困惑进行交流，工作经验可以互相传播; 此外也可以利用网络办公OA 的形式， 通过公共讨论区或实时沟通等电子交流工具进行无障碍交流， 重要的是参加讨论的人员必须抛开角色的束缚， 以免避重就轻、投其所好等现象。通过鼓励性沟通氛围的建立，可以使财务部门工作人员产生情感的共性， 信任和理解加强，从而使沟通更为顺畅。

(三)财务人员沟通技巧的培训与团队的建设

信息沟通的主体是个人，个人对信息的理解、编码、传递的行为是沟通的关键，因此组织中个体的沟通能力对整个系统的信息流动影响很大。但是，个体的差异性既不可避免也难以消除，需要适当的培训沟通技巧，促进员工跨岗位、跨部门的交流能力。沟通方面的培训要有整套的方案，首先是员工入职培训，尽可能的把组织的价值观与个人的价值观融合在一起，制定全方位的培训计划，让员工理解和掌握财务工作的整体性和关联性;其次可以展开以提高沟通技巧、团队合作为主题的内部培训，针对不同岗位不同职务分别开办沟通课程，沟通培训要至上而下，尤其是加强管理者的沟通意识， 学会换位思考，代入角色思考、及时反馈等沟通理念，降低因个体差异导致的沟通障碍;财会工作专业性强，不可能要求每个沟通者都有同样的认知水平，在对外沟通时，财务人员与其他职能部门的沟通有部分属于隐藏区(The Hidden Facade)的沟通，即原理是我知情而你不知情的状况。这种情况下的沟通，需要财务人员尽量不要用专业的术语和知识来要求对方，只要清晰的告诉对方基本财务规则、制度以及基本原理就可以了， 而且在沟通中要保持单一标准性、明确性，以免对方混淆不清。

(四)保持信息的透明、公开

沟通障碍在于不理解时的猜忌和不信任， 因此沟通文化的建立需要保持信息的透明度和公开度， 保证信息来源的准确性和统一性。财务信息有比较敏感的内容，特别是涉及个人的财务情况， 要区分可公开和仅向相关者公开的信息，对于财务政策、整体财务运作、财务办事流程等应该公开和透明，让办事者和相关人员一目了然。

(五)对外宣传服务意识的强化

财务信息传递障碍中的一个问题就是对外宣传力度不够， 服务意识不强，使得高校财务主体与其他相关利益主体间的沟通差距越来越大。财务部门作为服务的窗口，在加强财务管理的同时也要强化服务意识，扩大沟通的公开区域，完善服务的同时也达到了沟通的效果。

宣传是普及高校人员财务知识的手段，财务信息的有效利用取决于信息接收者能否正确的解码，随着财务信息化和财务公开的深入，财务信息越来越被更多的相关者所接触和关注，沟通问题成为高校面临的新课题。强化宣传和服务，使财务信息使用者熟知财务知识， 通晓财务规定，有利于发挥财务监督和财务服务的作用，进一步理解财务人员的职责，从而实现和谐的财务关系。

财务宣传的关键在于实用性、全面性和持久性。宣传要有实用性，要起到财务指南的作用，比如在新生入学及新员工入职时领取财务手册、月度(或季度)编制学校财务简报(可采用电子版形式)、张贴醒目的办事流程图等;全面性在于宣传要从使用者的角度考虑问题，办理财务业务要有明确的指引，让办事者一目了然;财务政策和规定变更时， 宣传要及时更新，保证财务宣传的持久性。

二、财务信息沟通组织结构优化

(一)重组财务组织架构，建立服务与信息化的新型财务组织模式

财务的信息化及服务功能与会计核算同等重要， 因此， 为提高财务信息沟通效能， 我们需要对财务部门组织机构做适当的调整，通过财务信息一体化系统，使核算功能实现自动检测、审核、监督等程序，减少不必要或重复的手工环节， 减轻核算的压力，着重开发信息和服务功能的建设。

重组后的亮点在于提升了信息与服务中心的地位，特别是综合服务科和财务分析科的建立，综合服务科类似银行的客户经理职能， 对内熟知各项财务制度、政策、运作流程，对外联系各业务部门，熟悉所管辖院系、部门的业务及需求，有针对性的提供个性化财务服务及指导，协调财务关系，使财务与高校业务在服务过程中有机的结合在一起;财务分析科综合了各科室的大量财务报表和数据，跳脱出原有单一职能的框框，从全局的角度对财务数据进行分析，提供切实可行的规划。

(二)建立扁平化的高校组织结构，减少信息传递层级

高校传统的层级制组织结构的弊端是机构庞大、层次较多、管理交叉，信息的传递需要经过多个环节，而且不同环节的传递者对信息的理解各不相同，导致信息接收者有可能无法领悟信息主体的真实意图。改变的核心在于缩短沟通链条， 减少组织的层级，使信息快速高效的传递给正确的接收者。重组后的财务组织模式使综合服务成为沟通的核心，业务信息的传递通过财务信息一体化系统来实现无障碍流转，沟通活动则通过财务部门综合服务科的客户经理式服务来实现沟通层级的跨越， 消除专业性障碍，传递真实的财务信息，反馈执行情况，真正实现财务活动扁平化管理。

(三)建立健全学院财务工作队伍，使财务信息沟通更畅顺

随着财务工作流程的转变，财务信息在高校内部趋于透明化和公开化，学院对财务越来越重视，相应需要配备懂财务知识的专职或者兼职人员，因此财务信息沟通就具备了合格的信息接收者。学院财务人员的第一职责是为学院提供财务服务，具备基本的财务知识和财务分析能力，沟通方面起到了对内诠释财务信息，对外沟通校级财务部门的作用。财务部门应定期组织学院财务人员培训、交流和沟通活动， 在共识的基础上做好学院的财务工作。

(四)从责权利的角度平衡和完善跨部门的沟通管理， 减少沟通障碍

高校财务信息沟通问题产生的客观原因在于职能性组织结构的局限性和弊端， 由于实行高度专业化分工， 在工作中容易出现部门的利益与整体利益不协调的现象。各院系、各职能部门如果只在意自己部门的最优， 往往无法跳出小部门来看全校的利益，不理解学校的资源配置和资金安排，产生沟通障碍，学校领导常常要协调因部门利益冲突而发生的摩擦，平衡相关利益主体，学校整体的工作效率必然降低。

解决矛盾和协调冲突的关键在于治理结构的改变，重要的是要建立责权利统一的财务管理架构，使各业务部门、学院、系、所都成为合格的财务主体，将高校长期以来忽视的办学成本效益分析列为财务改革的重点，从而打破传统的高校财务管理模式，理顺财务权责利的关系，协调财务矛盾和冲突。

三、优化财务信息沟通管理系统，实现信息共享平台

(一)扩大信息技术的管理幅度，建立高校财务信息一体化平台

笔者提出借鉴ERP 的管理思想来设计高校财务信息一体化平台，从而有效集合高校各层面的参与者，对内整合财务各类功能子系统，对外集成高校其他的业务管理系统，实现业务和财务一体化无缝连接，从而建立以财务信息使用者为导向，信息技术为基础，综合资源达到最优的财务工作流程。

(二)高校财务信息一体化管理平台的实施

高校本身是一个整体的系统， 业务流、资金流、信息流组成了系统流动的血液，三者必须有机结合缺一不可。财务信息一体化系统是高校信息平台的子系统，只有全面融入高校信息平台，财务信息才能发挥最大的协同效用。

高校财务信息一体化系统可分成四个层次： 第一层次为各业务部门操作流程，分为网上报账、部门酬金发放、各类奖学金助学金发放、科研项目等数据处理的子系统; 第二层次为财务部门操作流程，分为账务处理、项目管理、学费管理、薪酬处理等子系统; 第三层次为业务交互流程， 主要为业务流程衔接和信息互换共享，例如学费系统与教务系统对接、学费系统与银行系统对接、薪酬发放系统与人事系统的对接等;第四层次为财务服务流程，服务学生查询、缴费、教职工查询薪酬、按权限查询院系部门财务状况等。四个层次的系统设置将行政、院系、财务部门、个人紧密地联系起来，实现业务联动、远程管理、随时随地办公、在线管理和集中管理等多种管理模式并行，建立起一种财务与业务协同的交互式新型财务流程。

(三)通过信息系统改变财务管理流程，精简繁琐的环节

原有的财务管理流程是以核算为中心，重核算轻管理，财务工作大多限于部门内部运作，对外沟通不足。改进后要重管理轻核算， 通过系统使财务人员从繁琐简单的工作环节中解脱出来， 增强财务服务人员配置， 使财务工作走出部门融入高校的业务环节中。因此开发财务管理系统要以此为理念， 梳理财务工作环节与各业务环节的关联度并建立各个节点的系统连接。财务工作流程从内部操作转为各业务客体独立操作， 使原有的到财务部门排队办事变成随时随地在网上办理， 财务部门审批处理后经费直接划转的形式， 开通网上报账、劳务费发放网上提交委托等远程手段。

综上所述，优化高校财务信息沟通问题可以按照以下思路：财务部门对内构建以沟通为文化的组织氛围， 从组织架构、管理模式的变革入手，对外积极推动高校财务集中核算、分级管理、信息资源实时共享、以跨部门沟通为主的管理体制;通过网络信息手段实现信息共享和信息资源的整合，对财务管理信息系统重新规划和设计，各项流程重新梳理，实现跨部门流程一体化平台，财务流程与业务管理流程无缝衔接，简化财务流程;财务部门重新定位，信息化进程跨入数据管理阶段和成熟阶段，把部分财务人员从日常简单但繁琐的记账工作中脱离出来，投入更多的人力到资源配置、提供服务、财务分析、风险管理等方面中，形成高校内部良性运作的管理沟通循环系统。