为何会计电算化下资产负债表不平衡

所谓会计报表是企业财务会计报告的重要组成部分，是企业向外传递会计信息的基本手段，它是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。根据《企业会计准则第30号--财务报表列报》：通常包括资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等；本文专门谈谈资产负债表的平衡问题。[1]

一、目前的现状。

凭多年的中职会计电算化教学经验，对会计电算化这门课程不同的人有不同的见解，有人认为不是什么人都能学好会计电算化的；当然一般认为会计电算化是会计教学中最简单的一门课程。可是许多老师历来都会觉得学生在碰到会计报表编制时无所适从，经常为了编制一个资产负债表，总会有些学生编制不平衡。

二、资产负债表平衡是必然的。

资产负债表，是反映企业在某一特定日期（如月末、季末、年末）全部资产、负债和所有者权益情况的会计报表，根据"资产=负债+所有者权益"这一平衡公式，依照一定的分类标准和一定的次序，将某一特定日期的资产、负债、所有者权益的具体项目予以适当的排列编制而成。它表明权益在某一特定日期所拥有或控制的经济资源、所承担的现有义务和所有者对净资产的要求权。它是一张揭示企业在一定时点财务状况的静态报表。该表利用会计平衡原理，将合乎会计原则的交易科目分为"资产"、负债及所有者权益"两大块，由于会计电算化下不存在余额表不平衡，因此以特定日期的静态企业情况为基准，浓缩成一张报表平衡是必然的。

三、资产负债表平衡的基本条件。

正常情况下，资产负债表是平衡的，可一旦出错就有可能不平衡了，一般来说资产负债表平衡的基本条件是不出现错误。如果有些错误相互间能够凑合平衡，虽然资产负债表平衡，但此时的资产负债表没有实用价值。所以完整的说：有实用价值的资产负债表，其平衡的基本条件是核算过程不出现丝毫差错。

四、电算化下报表的编制方法。

会计电算化下报表的编制有两种方法，一是自定义，二是模板。一般来说常用的报表设置好模板，用时直接利用模板程序化生成即可。如果是企业自用的重要报表，会计软件未提供相应的报表模板，只有自己自定义设置模板；如果是由会计制度统一规定的报表，都配置了相应制度的报表模板，如资产负债表等。

利用模板生成会计报表，只要按程序即可迅速、完整、正确编制相关的会计报表。

五、如何保证资产负债表的正确性。

1.确定正确的行业制度。

会计软件提供的报表模板，充分考虑了相应的行业制度，如小企业会计准则（2013）、一般企业（2007新会计准则）、新会计制度行业等几十种类型的行业制度，每一种行业制度均包括资产负债表等财务会计规定的报表形式。

会计电算化下每个账套都选择了固定的行业制度，比如用友的998演示账套，适用的行业制度是小企业会计准则（2013），如果新建的资产负债表选的行业与相关的账套不相符，则报表模板中相关项目取数公式涉及的账户代码就与相应的实际代码不同。这样，余额表相关账户有数据，但这些账户的代码没有在报表项目中体现，就无法统计这些账户的数据，所以行业制度是报表编制的首选。

再如：我们又找到另一个演示账套999，首先发现该账为2011年度，启用会计期为201110，行业性质为新会计制度；修改机器时间为2011-10-31，并以此时间登录999账套；操作财务报表文件新建新会计制度行业（因为没有完全相同的新会计制度，只有相近的新会计制度行业）；选资产负债表确定点格式数据菜单关键字录入2011-10-31确认；回答是否重算第1页，是，将隐藏数据的列宽调整到显示出所有数据，资产负债表完全平衡。可见，新建报表时只要行业制度选对，平衡问题就基本解决了。

2.准确录入关键字。

资产负债表中的关键字主要包括年月日，和单位名称；其中年月日在报表系统中的主要作用是：在编制报表时由系统自动按规定的时间取值，所以在操作时要依靠手工准确录入关键字。

3.取数公式必须实用。

所有的会计电算化教材，都强调每时每刻都可以编制资产负债表，然而会计软件提供的资产负债表模板仅仅考虑了期末时编制，因为所有的期末数定义公式中均不包括未记账凭证，因此记账凭证未完成记账的平时，生成的资产负债表取数公式就不实用于平时了。要实现随时提供正确的资产负债表，必须对软件提供的模板中期末数取数公式重新定义，使取数时包括未记账凭证。

六、为啥有些学生编制的资产负债表总不平衡？

1.凭证未记账，期末数错误。

资产负债表是会计电算化下的最后一个内容，许多同学在考试时因为时间关系，很难顺利进入最后环节，所以要想编制正确的资产负债表，就存在包括未完成记账等重要的操作内容。例如：以某机器中的779等账套，相关的资产负债表年初数与期末数同；这种情况说明资产负债表中期末数未统计发生额。我们勾选总账选项中 未审核凭证允许记账，再点记账全选下一步下一步记账确认确定；之后又关闭已有的资产负债表，重新操作资产负债表，资产负债表平衡，年初数与期末数各不相同。可见，利用模板编制资产负债表，只有在完成记账的情况下才能正确反映企业当时的实际情况。

2.时间要正确。

资产负债表是固定在一定的时刻，如月末，例如999演示账套，正确的资产负债表的时间应是2011-10-31；而998账套所进行的时间是2012-02-29。因此，前面提到操作资产负债表时要手工准确录入关键字，即时间要正确。

3.正确定义公式。

（1）代码相符；会计电算化有一个重要的特征即代码化，所有报表项目的定义公式均通过代码及相关函数构成取数公式。例如998账套，选用的是小企业会计准则（2013），相关账户代码不同于2007新会计准则下账户的代码，假如不小心选用了2007新会计准则来编制资产负债表，而此时模板定义公式里没有涉及这些数据，资产负债表就不会平衡。

（2）数据无遗漏；根据多年的教学经验，假如周转材料摊销、制造费用、损益类账户等有余额，而模板定义公式一样没有考虑它们，资产负债表也不会平衡。

总之，会计电算化下资产负债表编制时，只要做到行业制度没错，关键字没错，取数公式没错，该报表就一定会平衡。