浅议如何做好机关档案工作

随着我国经济不断发展，各项制度也处在积极的改革中，档案管理制度也是在不断的变化革新中。新时期如何提高机关档案管理工作的水平，是摆在机关档案工作者面前一个迫在眉睫的问题。

一、机关档案工作的重要性

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，其中包含了行政机构行使行政管理职能的各种法律法规依据和在开展行政管理之后通过总结所得出的各种经验与教训，这些历史记录可作为行政机关对各种行政事务进行处理、制定与修改各种法律法规时的参考与借鉴依据，有效保证行政决策的科学性、合理性、规范性以及连续性。

机关档案是机关开展行政公务活动的真实的记录，是机关单位的重要财富，也是国家档案资源的重要部分。机关档案是提高机关管理效率、推动机关事业的科学发展、维护机关部门职工根本利益的重要依据。机关档案工作是整个机关工作中的重要基础性工作，是不可或缺的部分，做好机关档案工作是各级行政机关的重要使命与职责。

二、机关档案工作存在的问题

1.机关领导重视程度不够

机关档案工作是一项内务性很强的工作，是一项不引人注目、默默无闻的工作，一些机关领导对机关档案管理工作不够重视，存在着一些认识上的误区。认为一个单位的工作业绩重在形象工程、得政工程和经济的快速发展，档案对这些工作没有多大的作用，抓和不抓是一回事。一些机关领导口头上重视而并没有在议事日程中安排档案工作，也没有将档案工作制度和举措落到实处。没有把机关档案工作列入单位年度考核中，对档案工作的重视还停留在表面。

2.档案收集存在缺漏

机关档案的归档分类上存在着不是按照相应标准来进行，没有一个准确的保管期限，机关单位对于归档范围不明确，或者出现凡文必档的情况，使得档案内容过于庞杂，有的是仅仅只收集“红头”文件，对业务资料不进行收集，档案资料出现缺漏与遗失。

3.档案法制意识薄弱

虽然档案部门充分利用标语、网站、知识竞赛等各种形式，加强《档案法》及相关法律法规宣传，并积极开展档案行政执法检查等活动。但仍有部分单位的领导对档案和档案工作一知半解，认为档案管理工作与本单位的工作职能无关，对档案工作重视、支持不够，导致相当一部分单位档案基础设施不够完善，保管条件差，档案室不满足档案“八防”的要求，不按照《档案法》的规定执行。

4.机关档案管理人员素质能力有待提高

以往机关档案管理人员，只需要将机关档案进行简单的分类整理就行了，随着信息化、机关办公自动化的发展，这样简单的分类、整理已经无法满足机关档案管理的要求。需要档案管理人员不断学习，掌握现代化档案信息管理技术。目前，多数单位的档案管理人员为兼职档案员，这些兼职档案员身兼多职、事务繁多，且缺乏系统的业务知识培训，档案业务水平不高，导致资料收集不齐全不完整，保管期限划分混乱，档案整理不符合要求，严重影响了档案管理工作正常开展。

三、做好机关档案管理工作的建议

1.提高认识，加强领导

机关领导需要增强机关档案工作意识，将机关档案工作纳入到机关的年度工作计划以及领导的职责范围之中，切实解决机关档案工作所需要的人财物问题，并对档案工作进行严格的考核。在机关内部进行大力的宣传档案工作，让档案工作的影响力得到提升。要形成档案工作汇报制度，及时了解档案工作存在的困难与问题，并及时解决，特别是要做好档案人员的思想工作，提高机关档案人员的待遇水平，让他们可以安心的投入到机关档案工作中。机关内的职能科室与全体人员的档案意识也要提升，营造一个全机关都重视档案工作的氛围。

2.严格做好机关档案归档收集工作

机关档案归档收集工作应该严格按照国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。将“（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。”全部收集归档。

机关档案归档收集工作应该从平时做起。对于各种文件材料，要随时做好文件的价值鉴定工作，对失去保存价值的该淘汰的淘汰，对退出现行领域之后，却仍然具有保存价值的，应按机关档案整理规范要求，进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。对于本机关产生的文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料，按照正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

3.改进机关档案管理制度

对机关档案管理工作，需要建立完善的岗位责任制，把具体责任切实落实到机关档案管理人员、科室中。要不断增强机关档案人员的责任意识，如机关档案人员要仔细检查科室所移交的档案目录是否进行了详细、正确的填写，是否有遗失与漏交的情况，在对档案进行装订的时候需要严格的按照装订规范进行操作。要做好监督检查工作，让档案工作真正实现常态化、正规化、科学化。要建立覆盖整个机关单位的档案管理工作信息安全保障制度，让档案数据和档案管理系统更加的可靠、安全，防止档案数据的丢失、泄密以及失密问题的出现。

4.提高机关档案管理人员业务水平

随着信息时代的到来，档案工作也正处于由传统向现代转型时期，这就需要不断提高机关档案管理人员的综合素质。使机关档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，开拓创新，与时俱进。

提高机关档案人员综合素质，实现机关档案工作的科学化与规范化，一个重要途径就是建立专门的培训机构，安排专人对机关档案管理人员开展定期培训，通过培训使他们掌握最新的档案管理知识，提高他们的工作能力。同时，还应该开展专门的计算机培训，让机关档案工作人员能够掌握一定的现代信息技术知识，能够熟练的运用各种相关软件完成机关档案工作，推动机关单位整体工作效率的提升。