信息化建设在基层档案管理中的应用

摘要：在经济发展的推动下，社会科技水平也不断提升，尤其是计算机与互联网技术的广泛发展，已经深刻地影响到社会发展的方方面面，在这种社会背景下，在基层档案管理中开展信息化建设具有一定的必然性。本文从基层档案管理中开展信息化建设的必要性与重要性出发，分析基层档案管理信息化建设中存在的问题，探究如何有效开展信息化建设工作。

随着各种现代信息化技术在社会生产与生活中的广泛应用，人们的生活与工作涉及大量的信息数据，在数据处理过程中会产生大量的电子文件，档案就是这样产生的。在这种形势下，针对档案管理工作开展信息化建设是顺应时代发展的举措，但是从当前我国基层单位开展的档案管理实际情况来看，信息化建设并不理想，还存在很多制约档案管理信息化建设的因素，需要有针对性地去解决这些问题，才能让基层档案管理信息化建设得到切实开展，取得更好的建设效果。

1基层档案管理信息化建设的必要性和重要性分析

1.1基层档案管理信息化建设的必要性分析

一直以来，我国基层档案管理工作中无论是基本的设备设施还是相关的档案管理设施都处于比较简陋的状态，大多还属于传统的纸质档案管理形式，在管理过程中稍有不慎就会出现损坏档案的问题。众所周知，纸质档案对外部管理环境的要求很高，无论是湿度还是在温度上出问题，都会破坏纸质档案，并且还需要大量的空间对纸质档案进行存放，在对档案资料进行查阅时也存在一定的难度。而信息化建设下的档案管理工作借助信息化技术，将传统纸质档案以数字信息的形式进行保存，只需要很小的空间就能完成海量档案信息的存储，在后来进行资料查阅使用时也更加便捷［1］。

1.2基层档案管理信息化建设的重要性

档案管理是基层单位日常管理工作中的重要内容，对基层来说，档案是对单位工作过程的记录，做好档案管理工作，不仅能够有效提升基层工作的效率与质量，还能够为后续基层工作的开展提供有效的指导。但是在传统的档案管理工作中，档案管理工作往往需要耗费大量的人力、物力与财力，在实际档案利用过程中也存在很多的不便之处，无论是档案管理还是档案利用，效率都处于比较低的状态。随着各种信息技术在档案管理工作中的推广与应用，档案管理工作信息化建设开始提上日程，越来越多的被提及。从本质上看，档案管理信息化实质上就是对传统的纸质档案进行信息化处理成电子档案后，对电子档案开展的档案服务形式。在对档案信息化处理过程中，对已有的档案资源完成信息再分类与再整理工作，对档案进行整理归档，大大提高了后续档案的利用效率，与此同时，信息化处理后的档案信息无论是在存储的成本还是安全性上都得到了有效提升，是快速提升基层档案管理水平、开展规范化档案管理，提高档案利用效率的重要渠道。

2基层档案管理信息化建设中存在的问题

2.1对基层档案管理信息化建设重视程度不够

在信息化不断发展的今天，各行各业都在追求信息化水平，在基层档案管理工作中，信息化建设是未来工作的主要发展趋势，需要给予高度的重视。但是在传统档案管理理念的影响下，很多基层单位从领导到档案管理工作人员都没有认识到信息化建设对档案管理工作的重要性，重资料收集、轻资料利用的现象普遍存在，将档案管理工作的地位放到其他工作之后的情形经常出现［2］。

2.2基层档案管理信息化建设水平较低

无论是档案管理中采用的管理模式与方法还是从事档案管理工作的人员素质，都会影响到基层档案管理信息化建设水平。在基层单位中真正能够投入到档案管理信息化建设中的资源是非常有限的，当前基层档案管理中采用的设备大都存在老化、简陋等问题，能否满足基本的档案管理要求都存在问题，更不要说档案管理信息化建设。部分基层单位采用的还是传统的纸质档案管理形式，部分已经将纸质档案转化成电子档案的单位也没有对档案信息系统进行科学的管理，无法有效利用档案资源，离信息化建设还存在很远的距离。同时，从事基层档案管理工作的人员大都不是专业的人员，也很少接受相关的岗位培训，不能满足档案信息化建设在思想意识与职业技能上的要求。

2.3基层单位档案管理信息化建设经费投入不足

在我国普遍存在基层单位档案管理信息化建设经费投入不足的问题，这种投入不足不仅仅表现在基本的硬件设备投入上，在对管理人才以及管理软件方面的投入也存在很大的缺口，这直接制约了基层档案管理信息化建设的有效开展。在基层单位中，整体的工作经费都比较紧张，能够投入到档案管理中的经费更是在总经费中只占据了很小的比例，加上在经费的实际运用中还常常出现被挪用或者被占用的现象，能够真正用到档案管理信息化建设上的经费只能说少得可怜。有部分基层单位并没有认识到档案管理工作的重要性，在单位机构设置中没有针对档案管理设置专门的管理部门以及人员编制，更不要说针对档案管理制订经费预算了，仅仅只安排个别人员在完成本职工作后收集档案材料，并没有系统地开展档案资料的收集整理工作，开展档案管理信息化建设更是缘木求鱼［3］。

3基层档案管理信息化建设的推进和提升对策

3.1提高基层档案管理信息化意识

很多基层单位档案管理信息化建设工作受到经济发展水平等多种因素的影响，在具体工作开展中依然依赖于人力，对信息化的认识还不够充分，需要进一步加强档案管理信息化建设的宣传教育工作，从意识上对基层档案管理工作进行改变，让广大基层档案管理工作人员深刻认识到档案管理信息化建设的必要性；将信息化建设意识融入到日常管理工作中去，针对已有的档案管理制度建立信息化档案管理制度，切实指导日常管理工作的开展。

3.2增加信息化建设档案的资金投入

档案管理工作本来就需要一定的资金投入，针对基层档案管理开展信息化建设更需要在资金上增加投入。资金的投入主要分为两个方向，其一是做好档案管理信息化技术的投入，信息化建设对设备要求很高，需要基层单位根据信息化建设的相关标准配备计算机、复印机等多种设备，对已经老旧的设备要及时换新，同时为了确保档案管理信息化建设的有序开展，有条件的单位可以积极引进档案管理相关的软件，推动档案管理智能化发展，让基层单位档案得到更充分的利用；其二是要加强对档案管理专业人才的引进，现代化的复合型档案管理人才不仅要具备专业的档案管理水平，而且要求对计算机有较高的信息化素养，才能够有效推动基层档案管理信息化建设工作的有效开展。

3.3加强基层档案管理流程的搭建与完善

之所以要开展基层档案管理工作，一个重要目的就是为基层后续工作的开展提供数据指导，但是在实际档案管理过程中却存在着有档案却很难使用甚至没有档案使用的囧境。针对这种情况，基层档案管理工作需要对已有的档案管理流程不断进行完善，加强不同部门内部之间的横向沟通，打好配合战，用更加积极的态度去处理档案相关工作，明确各自的档案记录与整理的分工，避免因为分工混乱引起工作重复，降低工作效率。理清档案管理流程，搭建一个完备的档案管理网络，并在实际工作中不断进行优化，这对推动基层档案管理信息化建设有着非常重要的作用［4］。

3.4提升基层档案管理信息化建设人员的素质和能力

思想意识决定行为水平，要在基层档案管理中开展信息化建设，需要档案管理工作人员具备信息化建设意识，改变旧有的档案管理理念，从传统的档案管理工作中总结有用的管理经验，积极采用现代信息技术开展档案管理，对已经不适应信息化管理的传统模式要及时舍弃。与此同时，要积极开展档案管理人员专业技能培训工作，想方设法提高基层档案管理人员的管理素质与能力，充分发挥管理人员对信息化建设的推动作用，对已有的档案管理人员队伍从年龄、学历、专业等方面进行优化调整，为基层单位配备具有丰富管理经验并且专业性强的档案管理人员，采用师傅带徒弟的形式，充分发挥传帮带的作用，打破传统的基层档案管理模式。做好在职人员的职业培训工作，不仅要针对现代档案管理知识开展培训，还要加强工作人员对计算机等信息化管理设备的灵活运用，为基层档案管理信息化建设做好人才信息素质准备工作。基层档案管理信息化建设对档案事业的发展有着重要的现实意义，但是在实际管理过程中，受到管理人员综合素质、档案管理信息化技术等各种因素的影响，在基层档案管理过程中，信息化建设发展速度慢，还存在一定的问题，需要相关管理人员具体问题具体分析，有针对性地提出解决问题的措施，切实提高基层档案管理信息化的水平。

参考文献：

［1］陈小莉.探析新形势下疾控中心档案管理信息化建设的创新思路［J］.办公室业务，2014（03）.

［2］李红梅.当前基层疾控中心档案管理存在的问题及对策［J］.黑龙江史志，2014（15）.

［3］赵丽.新形势下疾控中心档案管理信息化建设研究［J］.企业改革与管理，2015（08）.